ラテン語のfac simile（同じものを作れ）←｛facere（為す）+simile（同一）｝が語源。英語圏では、短縮語である"fax"が広く使われている。日本語では、"fax" を音声転写した「ファックス」あるいは「ファクス」という語が一般的に使用される。
FAXの何が不便かっていうと、回線の利用形態にある。eメールなどは操作を行っても回線を占有することはないが、FAXの場合は1:1で回線接続する。そのため、回線接続から送信終了までは回線が占有され、他の送受信は割り込めない。こちら側は送信のために回線を空ければいいのだが、相手側の状態が全く分からないので、送信のたびに相手先回線がBusyになっていると、自動再送回数制限(だいたい3回くらい)で送信できなかった場合は、送信し直しが発生する。
で、これまでの弊社のFAX事情は、受信はホームスマートフォン、送信はホームスマートフォンかコンビニ。
受信は問題ない。
ほとんどは商工会議所からのお知らせFAX。通常の業務ではFAX使っていないし。弊社内のやりとりはSlackだし、関係先はメール。
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一方、送信は大変。
手間が多過ぎる。そしてADSLを解約してホームスマートフォンに割り振っていた050番号が無くなったので、通話料無料で送れなくなった。そうなると、通話料が掛かるならコンビニのほうが手間を考えればトータルで安い。で、近頃はコンビニに行ってFAXを送ることに。
今回、展覧会への出展を決めたのだが、申請事務のほぼ全てがFAXだった。小間数で900くらい?その全出展数がFAXでやりとりするのであれば、回線Busyの可能性は否めない。コンビニのFAX送信では、通常使用しているセブン-イレブンの場合は先に費用が落とされ、送信が行われる。リトライ回数は3回。問題はリトライ回数内に送信成功しない場合。すでにお金は払い終わっているので、ペロっと払い戻し票が出て、レジで払い戻しをしてもらう。送信成功にならないととってもめんどくさい。
そこで、受信は今まで通りホームファクシミリ、送信だけインターネットFAXサービスという条件で探してみることにした。送るほうは年に数回。必ずあるのは、ぶどうの購入で年2回、国際シンポジウムに署名した文書を送るので1回。
良い比較ページが見つかった。
他の比較ページは比較数が少なく、ぐちゃぐちゃ書いていて目的別に探すのに向かないが、このページは比較表が先頭にあり比較項目も多岐にわたっていて、一覧できるので比較しやすい。
初期費用・月額無料で、受信は不要、即時開設という条件に合致するのは、秒速FAXだった。
複数のサービスがあるToonesの中の一サービスのようだ。
使用開始までちょっとつまずいたのは、秒速FAXを使用するためには、Myページに行きポイントを購入する必要があるということ。比較表ではデポジット方式というのは分からなかった。
秒速FAX側の操作の流れの説明のページには、ポイント購入の直リンクが無く、あれこれリンクをクリックしまくるはめに。ちなみに下の画像のグレーバック部分のリンクはどれも外れである。
答えはToonesのページに行き、右上の[Myページ]をクリックすると、
「クレジットカード購入」があるのでここでお支払い。銀行振込もあるが即時利用開始にならない。クレジットカード購入の場合、200円以上99,999円以下で購入が可能で、支払いが終わればすぐに利用可能。しかも、オートチャージもある。
設定画面は省略。そんなに難しくはない。送信FAXが割り振られる。送るほうはメール送信とブラウザ送信がある。今回は通常付き合いが無い先に送るので、メールだとちょっと不安だったため、ブラウザ送信で送った。
画像ファイルで送ろうと思ったが、ファイル添付のところにある 【？】 アイコンにマウスオーバーしたところ、PDFがいいということだったので、紙のファイルをPDF化。
PDF化はいつも通りiPadでScanner Pro。画像ファイルでもPDFでも作成の手間は変わらない。PDFを作成してPCに送る。管理上、送ったファイルはPCやOneDriveやEvernoteに格納しておくので、iPadから直接FAXが送れなくても全く問題ない。
PCが手元に無い時でも、 TeamViewerでPC操作するし。
送り終わるとこの画面。
送信履歴で送信確認ができる。
実は、弊社宛に送ってみたら送信失敗になった。送信失敗になると、設定時に指定したアドレスに失敗メールが来る。タイトルは「FAX送信エラー」、文面は下記の通り。
いつもご利用ありがとうございます。
送信エラーに関しまして、以下の原因が考えられます。
・相手先番号が使われていない
・相手先番号がFAX番号ではない
・ビジー状態（通話中）
・非通知での送信を受信していない
・A3サイズ以上のデータが添付されている
※非通知での送信を受け付けていないFAX番号への送信は、ブラウザFAX
にて番号通知し、送信する事が可能です。
秒速FAXの設定では番号通知なしで設定していて、弊社のホームスマートフォンでは非通知拒否設定をしていた。単純に非通知拒否だった。弊社のホームスマートフォンの設定で、非通知拒否を外してみたが、なぜか失敗。もう一通FAX送信エラーメールが来た。メールメッセージの下のほうはカットしたが、カットした部分には送信先番号(つまり今回の失敗時は弊社のFAX番号)が記載されている。それを見ると頭に184が付いている。そのせいかもしれない。
そこで、秒速FAXの設定を番号通知ありに変更したところ、弊社でも受信できた。FAXの送信エラーは避けたいところなので、通知設定のままとした。通知される番号は秒速FAXのものである。なお、送信したFAXに記載される番号は自由に設定できるため、弊社のFAX番号にしておいた。
料金は1枚10円～7円、コンビニに行く手間を考えればお得である。ほぼ受信メインでそれはホームスマートフォンでまかなえているし、出先でFAX確認できなくてもいい。というかFAXに即時対応するような業務も無く、出先で確認したくもないので、ようやくベストな感じになった。
で、今回の業務ではまだ続きが。申請書を送った先から、返送FAXがあった。内容確認の上、返送FAXのサイン欄にサインか押印をして再返送要。
ホームスマートフォンからFAXを取り出すのは簡単。メールで送れる。FAX画像はJPEGで添付されてくる。
問題はそこから。JPEGにそのままサインや押印できるソフトを持っていない。いかにもマウスで書きましたふうはオレがイヤなので、押印したい。今回はPowerPointに読み込んだ。今回のFAXは、横書きのものが縦で送られている。印面は縦で作成済み。これは社印を作った時に確認で送られたものをキープしてある。
ミスしないように一度受信FAXを横長設定にし、印面を所定位置に重ね、グループ化。もう一度縦長に戻し、PDFで出力。PowerPointの場合は通常横長設定なので、PowerPointの設定をA4縦用に変更し、画像サイズをPDF出力した時に収まる形に設定。そしてPDFを出力して準備完了である。めんどくせー。
